Mempersiapkan sebuah event—baik seminar, workshop, konser, launching produk, maupun gathering perusahaan—membutuhkan perencanaan yang detail dan terstruktur. Tanpa checklist yang jelas, risiko terjadi miskomunikasi, kekurangan kebutuhan, bahkan kegagalan acara menjadi jauh lebih besar.
Agar acara berjalan lancar dari awal hingga akhir, berikut checklist persiapan event yang lengkap dan bisa Anda jadikan panduan.
1. Tahap Perencanaan (Planning Stage)
1.1 Tentukan Tujuan Acara
Apa tujuan utama event? (brand awareness, penjualan, edukasi, networking, dll.)
Siapa target audiens?
Apa pesan utama yang ingin disampaikan?
1.2 Tentukan Tema & Konsep
Tema visual dan suasana acara
Format acara (offline/online/hybrid)
Jenis aktivitas selama event
1.3 Tentukan Anggaran (Budgeting)
Rinci kebutuhan utama:
Venue
Catering
Peralatan teknis (sound, lighting, projector)
Dekorasi
Pembicara/entertainer
Marketing & media
Dokumentasi
Keamanan
Cadangan dana ±10–20%
2. Tahap Persiapan Teknis (Pre-Event Preparation)
2.1 Pemilihan & Booking Venue
Kapasitas sesuai jumlah tamu
Lokasi strategis
Akses parkir
Fasilitas pendukung (listrik, backstage, ruang VIP)
Ketersediaan tanggal
2.2 Susun Rundown & Timeline
Jam pembukaan
Susunan acara
Pergantian sesi
Waktu break
Performa/penyampaian materi
Penutupan
2.3 Penyedia Vendor & Pihak Ketiga
Pastikan vendor sudah dikonfirmasi dan memiliki kontrak:
Event organizer (jika menggunakan EO)
Catering
Dekorasi
Sound & lighting
Videografer & fotografer
MC & talent
Keamanan (security)
2.4 Perizinan & Kebutuhan Administratif
Surat izin keramaian (jika dibutuhkan)
Perizinan lokasi
Asuransi event
Medical stand-by / petugas kesehatan
2.5 Materi Promosi
Untuk event publik, siapkan:
Poster & banner
Caption media sosial
Landing page/website event
Tiket (digital atau fisik)
Email campaign
3. Tahap Persiapan Hari-H (H-7 sampai H-1)
3.1 Final Technical Meeting (TM)
Briefing untuk seluruh tim
— Registrasi
— Stage crew
— Dokumentasi
— Keamanan
— Liaison Officer (LO) pembicara
— Pengawas rundown
3.2 Final Check dengan Vendor
Pastikan:
Layout venue sudah disetujui
Setup dekorasi
Jalur listrik aman
Peralatan audio-visual diuji
3.3 Persiapan Logistik
Name tag
Tiket / daftar peserta
Souvenir
Goodie bag
Stiker area penting (toilet, stage, keluar–masuk)
4. Hari Pelaksanaan Event (Event Day)
4.1 Setup Venue
Cek ulang tata letak meja dan kursi
Pastikan semua signage terpasang
Area registrasi siap dan jelas
4.2 Registrasi Peserta
Form check-in manual/digital
Petugas cukup dan terlatih
Antrean terorganisir
4.3 Monitoring Jalannya Acara
MC mengatur alur
Crew memantau sound & lighting
Koordinasi antar tim melalui HT/komunikasi internal
LO mendampingi pembicara/talent
4.4 Dokumentasi
Foto kegiatan
Video highlight
Live streaming (jika ada)
5. Tahap Setelah Acara (Post-Event)
5.1 Evaluasi Internal
Apa yang berjalan baik?
Apa yang perlu diperbaiki?
Evaluasi performa vendor dan tim
5.2 Laporan & Analisis
Laporan kehadiran
Hasil survei kepuasan peserta
Biaya aktual vs budget
5.3 Publikasi Pasca Event
Upload foto & video
Ucapan terima kasih kepada peserta dan sponsor
Artikel recap di website atau media sosial
5.4 Follow-Up Peserta
Jika event bersifat bisnis/komersial:
Kirim email ucapan terima kasih
Berikan materi presentasi (jika perlu)
Kirimkan penawaran lanjutan atau survey
Kesimpulan
Mengadakan event yang sukses membutuhkan persiapan matang dari awal hingga akhir. Dengan menggunakan checklist persiapan event di atas, Anda dapat memastikan seluruh proses berjalan terstruktur, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan pengalaman peserta. Checklist ini dapat diterapkan untuk berbagai jenis acara, baik skala kecil maupun besar.
